Samedi, 14 h 10. Vous faites visiter un jumelé à Laval à un jeune couple qui pose plein de bonnes questions. Dans votre poche, le cellulaire vibre une fois, puis deux. Votre pancarte devant un plex de Rosemont vient de faire son travail : quelqu'un est passé devant et a composé votre numéro. Vous ne pouvez pas décrocher en plein milieu de la cuisine des vendeurs, et c'est tout à fait normal. Le métier de courtier immobilier est fait de visites, de rencontres, de signatures chez le notaire et de route entre deux propriétés. Les appels manqués viennent avec le métier. La vraie question, c'est ce que vit la personne qui vient d'appeler, et comment lui faire savoir qu'elle a été entendue même quand vous êtes occupé avec un autre client.
Pourquoi les appels manqués sont si fréquents en courtage
Un courtier passe une grande partie de sa semaine loin de son bureau. Les visites libres de la fin de semaine, les présentations d'offres le soir, les inspections en préachat, les rencontres avec des vendeurs qui veulent une évaluation : à chacun de ces moments, répondre au téléphone serait impoli, voire impossible.
En plus, les appels arrivent souvent par vagues. Une nouvelle inscription en ligne, une pancarte fraîchement plantée ou une baisse de prix peuvent faire sonner le téléphone plusieurs fois dans la même heure. Et comme les acheteurs magasinent surtout le soir et la fin de semaine, ces vagues tombent justement pendant vos visites.
Rien de tout ça n'est un problème d'organisation. C'est la nature même du travail. L'objectif n'est donc pas de répondre à tout en personne, mais de s'assurer qu'aucune demande ne tombe dans le vide.
Ce que vit l'acheteur qui tombe sur votre messagerie vocale
Mettez-vous à la place de la personne qui appelle. Elle est souvent dans sa voiture, devant la propriété ou sur son divan avec une application immobilière ouverte. Elle a probablement deux ou trois autres inscriptions en tête, chacune avec un courtier différent.
Quand elle tombe sur une messagerie vocale, plusieurs choses peuvent se passer. Certaines personnes laissent un message clair. D'autres raccrochent sans rien dire, parce qu'elles n'aiment pas parler à une boîte vocale ou parce qu'elles préfèrent écrire. D'autres encore appellent le courtier de la propriété suivante sur leur liste, simplement parce qu'elles veulent une réponse pendant que leur intérêt est encore chaud.
Ce n'est pas une question de loyauté : l'acheteur ne vous connaît pas encore. Pour lui, le premier courtier qui lui répond devient souvent celui avec qui la conversation commence. Un simple signe de vie rapide, même s'il ne contient pas toutes les réponses, change complètement cette première impression.
Les différents types d'appels que reçoit un courtier
Tous les appels n'ont pas la même urgence ni le même potentiel. Les reconnaître aide à prioriser vos retours d'appel et à préparer des réponses adaptées.
Un appel qui provient d'une pancarte, par exemple, vient souvent d'une personne qui connaît déjà le quartier et qui veut savoir rapidement le prix ou la date de visite. Une demande d'évaluation de la part d'un vendeur, elle, peut mener à une inscription et mérite une conversation plus approfondie. Savoir de quel type de demande il s'agit avant de rappeler vous fait gagner du temps.
- L'acheteur qui a vu une pancarte et veut le prix ou une visite.
- L'acheteur qui a vu une inscription en ligne et pose des questions précises.
- Le vendeur potentiel qui aimerait connaître la valeur de sa propriété.
- Le courtier collaborateur qui veut organiser une visite ou transmettre une offre.
- Un client actuel qui a une question sur son dossier en cours.
- Les fournisseurs : inspecteur, notaire, photographe, courtier hypothécaire.
Le texto, le canal naturel des acheteurs
Beaucoup d'acheteurs préfèrent écrire plutôt que parler, surtout pour un premier contact. Un texto leur permet de poser leur question à leur rythme, d'envoyer l'adresse ou le numéro d'inscription et de lire votre réponse au moment qui leur convient, même s'ils sont au travail.
Pour vous aussi, l'écrit a des avantages. Vous avez une trace de ce qui a été demandé, vous pouvez répondre entre deux visites sans vous isoler pour un appel, et vous pouvez transmettre une information précise sans risquer de l'oublier. C'est particulièrement utile pour des détails comme une date de visite, une adresse ou la liste de documents à préparer.
Le téléphone reste essentiel pour les conversations importantes : présenter une offre, discuter de stratégie avec un vendeur, rassurer un premier acheteur. Le texto sert surtout à ne laisser personne sans nouvelles et à préparer ces conversations.
Comment Alloia aide les courtiers à ne laisser personne sans réponse
Alloia part d'une idée simple : quand vous ne pouvez pas répondre, la personne qui appelle reçoit tout de suite un texto de votre part. Ce texto est envoyé depuis votre numéro actuel, celui qui est sur vos pancartes, vos cartes professionnelles et vos inscriptions. Il n'y a rien à réimprimer.
Techniquement, ça repose sur le renvoi d'appel conditionnel, une fonction offerte par la plupart des fournisseurs au Canada. Votre cellulaire sonne normalement. Si vous décrochez, l'appel se déroule comme d'habitude. Si vous êtes en visite et que l'appel n'est pas pris, il est renvoyé, et le texto part automatiquement.
La personne peut ensuite répondre par texto : l'adresse qui l'intéresse, ses disponibilités pour une visite, sa question sur le prix. Quand vous sortez de votre visite, vous retrouvez des conversations qui ont déjà du contexte, au lieu d'une liste de numéros inconnus. C'est toujours vous qui répondez, avec votre expertise et votre ton. Alloia ne fait que s'assurer que la conversation commence.
Des modèles de textos pour courtiers immobiliers
Un bon texto après un appel manqué est court, poli et utile. Il dit qui vous êtes, explique brièvement pourquoi vous n'avez pas répondu et invite la personne à préciser sa demande. Inutile d'en dire trop : le but est d'ouvrir la conversation, pas de tout régler en un message.
Voici quelques exemples à adapter à votre style, à votre agence et à votre secteur. Pensez à y inclure votre nom et votre titre, comme vous le feriez dans toute communication professionnelle.
- Général : « Bonjour, ici [Prénom Nom], courtier immobilier chez [Agence]. Je suis en visite en ce moment. Écrivez-moi l'adresse ou le numéro d'inscription qui vous intéresse, je vous reviens dès que possible. »
- Pancarte : « Bonjour! Merci de votre appel. Si vous m'appelez au sujet d'une pancarte, envoyez-moi l'adresse et je vous transmets les détails de la propriété aujourd'hui. »
- Vendeur : « Bonjour, ici [Prénom], courtier chez [Agence]. Si vous pensez vendre votre propriété, dites-moi l'adresse et le meilleur moment pour vous parler, je vous rappelle. »
- Fin de semaine : « Bonjour, je suis en visites libres tout l'après-midi. Laissez-moi un texto avec votre question, je vous réponds entre deux visites ou en fin de journée. »
- Soir : « Bonsoir, merci de votre appel. Écrivez-moi votre question, je vous réponds demain matin. Si c'est pour une offre en cours, indiquez-le et je vous reviens en priorité. »
Organiser vos retours d'appel entre deux visites
Un texto automatique ouvre la porte, mais c'est votre suivi qui fait la différence. Prévoir de courts moments dans votre journée pour reprendre les conversations évite que les demandes s'accumulent et que vous passiez votre soirée à rattraper la journée.
Plusieurs courtiers profitent des quelques minutes dans l'auto entre deux propriétés, une fois stationnés, pour faire le tour de leurs messages. D'autres se réservent un bloc en fin de matinée et un autre en fin d'après-midi. L'important est d'avoir un rythme que vous pouvez tenir, même lors des semaines chargées du printemps.
- Répondez d'abord aux offres en cours et aux clients sous promesse d'achat.
- Traitez ensuite les nouveaux acheteurs qui ont donné une adresse précise.
- Proposez deux ou trois plages de visite concrètes plutôt qu'une question ouverte.
- Rappelez les vendeurs potentiels : cette conversation mérite un vrai appel.
- Rappelez aussi les personnes qui ont appelé d'une ligne fixe, puisqu'elles n'ont pas pu recevoir de texto.
- Notez dans votre outil de suivi ce que vous avez promis à chacun.
Quelques règles à garder en tête
Les courtiers immobiliers au Québec sont encadrés par l'Organisme d'autoréglementation du courtage immobilier du Québec (OACIQ). Les règles de déontologie et de publicité qui s'appliquent à vos annonces s'appliquent aussi, en esprit, à vos communications écrites : identifiez-vous clairement, restez exact sur les propriétés et ne promettez rien que vous ne pouvez pas garantir. En cas de doute sur une formulation, l'OACIQ est la meilleure référence.
Côté textos, la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP) encadre les messages électroniques commerciaux. Répondre à une personne qui vient de vous appeler est une suite logique de sa démarche. Si vous souhaitez ensuite lui envoyer des messages promotionnels, comme de nouvelles inscriptions, sachez qu'une demande de renseignements donne généralement un consentement tacite limité à six mois. Pour un suivi à plus long terme, demandez simplement son accord, et offrez toujours un moyen facile de se désabonner.
Enfin, au Québec, la Loi 25 encadre la protection des renseignements personnels. Les numéros de téléphone et les échanges avec vos clients en font partie. Gardez-les dans des outils sécurisés et évitez de les partager à l'extérieur de votre équipe sans raison valable.
En équipe ou avec une adjointe : partager les conversations
Plusieurs courtiers travaillent en équipe ou avec une adjointe administrative. Dans ces cas, le défi est souvent que tous les messages arrivent sur le cellulaire personnel du courtier principal, qui devient le goulot d'étranglement de toute l'équipe.
Une boîte de réception partagée pour les textos change la donne. L'adjointe peut répondre aux questions simples, comme l'adresse d'une visite libre ou la liste de documents à apporter, pendant que le courtier se concentre sur les rencontres. Tout le monde voit le même historique, et personne n'a besoin de transférer des captures d'écran.
Ce partage protège aussi votre équilibre. Si vous partez quelques jours ou si une semaine de printemps devient trop chargée, les conversations continuent sans que vous ayez à garder votre téléphone à la main en tout temps.
FAQ : questions fréquentes des courtiers
Dois-je changer de numéro pour utiliser un texto automatique? Non. Avec Alloia, le texto est envoyé depuis votre numéro actuel grâce au renvoi d'appel conditionnel. Vos pancartes, vos cartes et vos inscriptions restent les mêmes.
Que se passe-t-il si je réponds à l'appel? L'appel se déroule normalement. Le texto est envoyé seulement quand l'appel n'est pas pris.
Est-ce que le texto remplace mon rappel? Non. Il sert à confirmer que l'appel a été reçu et à recueillir l'information de base. Les conversations importantes, comme une offre ou une évaluation, se font toujours avec vous.
Est-ce que je peux personnaliser le message? Oui, le texte vous appartient. Il est recommandé d'y mettre votre nom, votre titre, votre agence et le moment où vous répondez habituellement.
Les personnes qui appellent d'une ligne fixe reçoivent-elles le texto? En général, non, puisqu'une ligne fixe ne reçoit habituellement pas de textos. L'appel reste visible dans votre historique, et le mieux est de rappeler ces personnes lors de vos retours d'appel.
Et les appels des autres courtiers? Ils reçoivent le même texto. Plusieurs courtiers collaborateurs apprécient d'ailleurs pouvoir confirmer une visite par écrit plutôt que de jouer au chat et à la souris au téléphone.