La présente politique décrit la façon dont Groupe Coda inc. (« Alloia », « nous ») recueille, utilise, communique et protège vos renseignements personnels, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (Loi 25), à la LPRPDE (Canada) ainsi qu'au RGPD lorsqu'applicable.

1. Responsable du traitement

Groupe Coda inc., dont le siège est situé au Québec, est responsable du traitement des renseignements personnels collectés via la plateforme.

Responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP) :
Courriel : annie@alloia.studio

2. Renseignements personnels recueillis

• Compte : nom, courriel, mot de passe (chiffré), numéro de téléphone, entreprise.
• Facturation : identifiant client Stripe, historique de paiements (les coordonnées bancaires sont traitées directement par Stripe).
• Appels : numéros entrants/sortants, durée, transcriptions, enregistrements audio, résumés et analyse de sentiment générés par l'IA.
• Contacts CRM : noms, courriels, téléphones et notes extraits des appels.
• Calendrier : disponibilités et rendez-vous configurés par vous.
• Données techniques : adresse IP, type d'appareil, journaux d'accès.

3. Notifications SMS

Dans le cadre du service de suivi d'appels manqués offert par Alloia, votre numéro de téléphone mobile peut être utilisé pour vous envoyer un message texte transactionnel en réponse directe à un appel que vous avez vous-même effectué vers une entreprise cliente d'Alloia, lorsque cet appel reste sans réponse. Ce message vous demande à quel moment vous souhaitez être rappelé, ou confirme les détails de votre demande.

Votre numéro de téléphone mobile n'est jamais partagé ni vendu à des tiers à des fins de marketing ou de sollicitation commerciale. Il est utilisé exclusivement pour traiter l'appel manqué et les échanges qui en découlent.

Un seul message texte automatique est envoyé par appel manqué. Vous pouvez répondre STOP en tout temps pour cesser de recevoir ces messages, ou HELP pour obtenir de l'aide. Des frais de messagerie et de données peuvent s'appliquer selon votre forfait mobile.

Pour plus de détails sur ce mécanisme de consentement, consultez nos Mentions légales.

Outils gratuits et capture de courriel

Nos outils gratuits (par exemple le générateur de message d'horaire des Fêtes) fonctionnent sans compte. Le texte que vous saisissez sert uniquement à produire le résultat affiché à l'écran : nous ne le conservons pas et ne l'inscrivons pas dans nos journaux.

Pour limiter les abus, nous utilisons une empreinte chiffrée (non réversible) de votre adresse réseau afin de compter le nombre de générations par jour.

Si vous demandez un extra (par exemple une affiche PDF), nous conservons votre courriel, la langue choisie, l'outil d'origine, la date, le texte exact du consentement donné et, si vous l'avez coché, votre demande de rappel. Ces renseignements servent à vous envoyer l'extra et les courriels liés à cet outil, conformément à la Loi canadienne anti-pourriel et à la Loi 25.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps en répondant à l'un de nos courriels ou en écrivant à annie@alloia.studio. Nous conservons ces renseignements tant que votre consentement est actif, puis au plus 3 ans après le dernier contact.

4. Finalités du traitement

• Fournir, maintenir et améliorer le Service.
• Authentifier les utilisateurs et sécuriser les accès.
• Traiter les paiements et la facturation à l'usage.
• Permettre la prise de rendez-vous et la qualification des appels par l'agent IA.
• Communiquer avec vous (support, alertes de service, notifications légales).
• Respecter nos obligations légales et réglementaires.

5. Base légale (Loi 25 et RGPD)

Nous traitons vos renseignements sur la base de votre consentement, de l'exécution du contrat de service, de nos intérêts légitimes (sécurité, prévention de la fraude) et du respect d'obligations légales.

6. Communication à des tiers

Nous faisons appel à des sous-traitants stricts, notamment :

• Supabase (hébergement de la base de données et de l'authentification).
• Stripe (traitement des paiements).
• Twilio (téléphonie).
• Google (Gemini via Lovable AI) (analyse des transcriptions).

Nous ne vendons jamais vos renseignements personnels. Une communication à un tiers peut survenir si la loi l'exige ou pour protéger nos droits.

7. Transfert hors Québec

Conformément à la Loi 25, nous vous informons que certains renseignements peuvent être hébergés ou traités à l'extérieur du Québec (notamment aux États-Unis et dans l'Union européenne) par nos sous-traitants. Une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée est effectuée pour chaque transfert et des clauses contractuelles assurent un niveau de protection adéquat.

8. Conservation et purge des données

• Données de compte : pendant la durée de l'abonnement, puis 24 mois après résiliation.
• Enregistrements audio et transcriptions d'appels : anonymisés automatiquement après 90 jours. Une tâche de purge quotidienne supprime les enregistrements, les transcriptions et les résumés générés par l'IA; seules les métadonnées non identifiantes (date, durée, statut) sont conservées pour la facturation et les statistiques.
• Journaux techniques contenant des renseignements personnels : supprimés après 90 jours.
• Données de facturation : 7 ans (obligations fiscales).

Vous pouvez demander la suppression anticipée de vos enregistrements et transcriptions à tout moment en écrivant à : annie@alloia.studio.

9. Vos droits

En vertu de la Loi 25, vous disposez des droits suivants :

• Accès à vos renseignements personnels.
• Rectification de renseignements inexacts ou incomplets.
• Retrait de votre consentement à tout moment.
• Désindexation et cessation de la diffusion.
• Portabilité de vos données dans un format technologique structuré.
• Information sur le traitement automatisé et possibilité de contester une décision automatisée.

Pour exercer ces droits : annie@alloia.studio. Une réponse est fournie dans un délai maximal de 30 jours. En cas de désaccord, vous pouvez déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec.

10. Sécurité

Nous appliquons des mesures techniques et organisationnelles appropriées : chiffrement TLS, chiffrement au repos (pgcrypto pour les clés API), Row Level Security (RLS), authentification forte, journalisation des accès et minimisation des données.

11. Incident de confidentialité

En cas d'incident présentant un risque de préjudice sérieux, nous vous en aviserons sans délai et notifierons la Commission d'accès à l'information, conformément à la Loi 25.

12. Témoins (cookies)

Nous utilisons des témoins strictement nécessaires au fonctionnement du Service (session, authentification). Les témoins de mesure et de publicité ne sont déposés qu'avec votre consentement; votre choix se gère en tout temps dans les paramètres des témoins au bas du site.

13. Publicité et mesure d'audience (Meta)

Avec votre consentement, nous utilisons le pixel Meta (Facebook) pour mesurer les visites du site et les résultats de nos campagnes publicitaires. Meta peut alors déposer des témoins et recevoir des informations comme les pages consultées et votre adresse IP.

Ces données servent à mesurer l'audience, évaluer l'efficacité de nos publicités et optimiser nos campagnes. Aucune donnée de santé ni aucune réservation de vos clients n'est transmise à Meta.

Vous pouvez accepter ou refuser ces témoins à tout moment avec le bouton « Paramètres des témoins » au bas du site; votre choix s'applique immédiatement. Le refus n'empêche pas Meta de comptabiliser les clics et les impressions de nos publicités.

Pour en savoir plus sur la façon dont Meta traite ces données et pour exercer vos droits, consultez la politique de confidentialité de Meta Platforms.

14. Modifications

Toute modification de cette politique sera annoncée par courriel et publiée sur cette page.